De meeste administratie- en accountantskantoren maken gebruik van een CRM-oplossing (relatiebeheer) voor het vastleggen van gegevens, communicatie en afspraken.

Hoewel het bijhouden van informatie natuurlijk wat tijd kost, levert het in de praktijk meer voor- dan nadelen op. Dezelfde vlieger gaat op voor een DMS (Document Management System) voor het opslaan en delen van bestanden. Laten we eens kijken naar deze voordelen van beide systemen en wat er gebeurt als deze twee systemen worden gecombineerd.

De kracht van CRM

Een CRM wordt gebruikt om alle activiteiten, afspraken, documenten en relatiegegevens vast te leggen. Op deze manier wordt er minder vergeten en wordt de kans op fouten kleiner. Ook staat u sterker in een eventuele discussie met een relatie wanneer u even niet scherp heeft hoe bepaalde zaken zijn gelopen. Het komt bovendien sterk en professioneel over om inzicht te hebben in alle interacties.

Last but not least is het gemakkelijker voor collega’s om te weten wat er speelt bij een klant, zelfs als zij niet de relatiebeheerder zijn. Het overdragen van werk wordt hiermee ook een stuk makkelijker.

Kortom, het gebruiken van een CRM maak een organisatie sterker, professioneler en flexibeler. 

De kracht van een DMS

Wanneer een organisatie een modern Document Management Systeem gebruikt dan hoeven er geen documenten te worden gemaild. Ze worden veilig en maximaal gestructureerd opgeslagen in de cloud en u deelt ze hiervandaan. Hierdoor kan worden voldaan aan de verplichting vanuit de AVG en daarnaast is het sowieso prettig dat de documenten alleen maar kunnen worden gelezen door de gekozen ontvangers. Een ander voordeel is dat, zelfs als er meerdere ontvangers zijn, er met een DMS geen gevaar is op het ontstaan van verschillende versies.

Een goed DMS biedt daarnaast de mogelijkheid tot werkstromen, waarmee u geautomatiseerd één of meerdere personen naar een document kan laten kijken, laten wijzigen en laten goedkeuren.

De superkracht van een DMS en CRM gecombineerd

Als u uw kantoor superkrachten wilt geven, dan is een combinatie van beide systemen het overwegen waard. Bij de combinatie stuurt u niet alleen uw documenten veilig, efficiënt, vanuit een geweldig overzichtelijke mappenstructuur, inclusief automatische herinneringen en werkstromen, u kunt dit ook nog eens vastleggen in uw CRM. Dus u heeft zowel zicht op alle e-mails, telefoontjes, documenten en de statussen van alles wat u nog voor de klant moet doen. En u hoeft dit niet dagelijks te controleren, dat doet de software voor u.

Een belangrijk voordeel van het delen van documenten via een DMS en het vastleggen ervan in een CRM, in plaats van ‘gewoon’ e-mailen met klanten, is dat de communicatie per klant wordt opgeslagen in plaats van per medewerker. Hierdoor kunt u moeiteloos een volledig overzicht opvragen, zonder in verschillende mailboxen te hoeven zoeken naar documenten, afspraken, of de communicatiegeschiedenis.

Ook superkrachten voor uw organisatie?

De PM Online software van Pro Management heeft deze twee systemen gecombineerd. De superkrachten liggen dus gewoon voor het oprapen. Wilt u weten hoe uw organisatie kan profiteren van deze software? Vraag dan een op maat gemaakte demonstratie aan.