Bestandskoppelingen File en DigiRecord online

Sinds oktober 2024 kunt u bestanden rechtstreeks via PM-Record File overbrengen naar PM DigiRecord Online, om ze zo toegankelijk te maken voor uw eigen relaties. De in DigiRecord geplaatste bestanden worden tevens geregistreerd en (virtueel) opgeslagen in uw relatiedossier, zodat u zicht blijft houden op hun context binnen het dossierschema en hun relatie met andere (ook niet in DigiRecord geplaatste) bestanden. Deze bestanden kunt u vervolgens rechtstreeks vanuit de File-module openen of bekijken/bewerken in de online DigiRecord-omgeving.

Het is erg belangrijk dat u begrijpt dat er een groot verschil is tussen de aard van uw relatiedossier in File en de werking van DigiRecord. Het zijn twee totaal verschillende applicaties. Het plaatsen, beheren en bewerken van de bestanden in File (inclusief hun meta-gegevens) zijn onderdeel van uw dagelijkse kantoorwerkzaamheden en uw dossiers bevatten ook bestanden die u niet wilt delen, terwijl Digirecord een middel is om rechtstreeks met uw relaties te communiceren via gedeelde bestanden (u kunt bijv. ook taken en werkstromen aanleggen).

Voor een korte introductie over DigiRecord, bekijk de video hieronder:

Vóórdat u met de bestandskoppelingen tussen File en DigiRecord aan de slag kunt, dient u eerst:

• Een DigiRecord-account te hebben;
  
  Wilt u hier meer van weten, neem dan contact op met de PM Helpdesk of vraag een online demo aan.

  U kunt ook vooraf de uitgebreide handleiding van DigiRecord bekijken.

• Een of meer DigiRecord-dossiersjablonen te hebben aangemaakt op basis waarvan u relatie-afhankelijke dossiers kunt aanleggen;
  
  
• Individuele dossiers te hebben aangemaakt voor uw relaties in DigiRecord die u wilt koppelen met de relatiedossiers in File. In deze dossiers kunt u dan vanuit PM-Record uw bestanden plaatsen;
  
  
• Uw relaties (of: gebruikers) toegang te geven tot hun eigen dossier in DigiRecord;
  
  
• Deze gebruikers rechten te verlenen;
  
  
• Notificaties in te stellen, zodat gebruikers automatisch via e-mail op de hoogte worden gesteld als er in hun dossier een nieuw bestand is geplaatst.

Het is cruciaal dat u vooraf nadenkt over de inrichting van uw DigiRecord-dossiers.

Bekijk de video met een korte uitleg hoe DigiRecord werkt:

Wilt u meer weten, neem dan contact op met de PM Helpdesk of vraag een online demo aan.

U kunt ook de uitgebreide handleiding van DigiRecord bekijken.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.