Terug naar hoofdinhoud

Importeren saldibalans

Om financiële cijfers in te lezen in Balance Base dient u vooraf een ‘Financial Data Format’ (FDF) vast te leggen. Een ‘FDF’ is een importformaat waarmee de saldibalans vanuit een CSV, XML, TXT of een financieel pakket geïmporteerd kan worden. Doorloop eerst de instructie Financial Data Format inrichten.

Stap 1 FDF Selecteren

  1. Selecteert in het hoofdscherm eerst een klant.
  2. Ga naar wijzig instellingen FDF en selecteer de importmethode of het financieel pakket waar de relatie mee werkt.
  3. Selecteer het aantal perioden: 12, 13 of wekelijks. Mocht u uw klant in 13 vier-wekelijkse perioden boeken dan geeft u 13 perioden aan.
  4. Vervolgens kiest u de verslagcyclus voor jaar, kwartaal of per periode.
  5. De valuta staat standaard ingesteld op Euro en kan gewijzigd worden.

Stap 2 Importeer saldibalans

  1. Kies de optie ‘Importeer saldibalans’ indien u gebruik maakt van een connector wordt de saldibalans direct geïmporteerd bij het klikken op deze knop.

    Indien u gebruik maakt van een andere importmethode zoals Excel opent er een zoekscherm waar u het bestand kunt openen.

U ziet nu in het tabblad werkelijke cijfers opeenvolgend uw rekeningnummers, omschrijvingen en saldi. Voordat u verder gaat, dient u eerst te controleren of het saldo onderin op ‘0,00’ staat.

Ga verder met de instructie ‘Brugstaat koppelen’.

Fouten herstellen indien saldo niet 0,00
Is dit niet het geval, dan kunt u niet verder en checkt u de volgende punten:

  1. Uw ‘FDF’ is onjuist gedefinieerd. Er wordt naar de verkeerde cijfermatige kolommen verwezen.
  2. U heeft uit het financieel pakket een koppeling gemaakt van een saldibalans zonder decimalen. Hier is al rekening gehouden met een afronding. PM Report rond zelf af, dus u dient hier altijd de cijfers inclusief decimalen in te lezen.
  3. Het saldo is exact het resultaat. Dit komt doordat u in sommige financiële pakketten aan moet geven dat u het ‘Resultaat lopend boekjaar’ niet mee wenst te exporteren. Kunt u hier niet voor kiezen dan dient u de regel te verwijderen in het exportbestand. De beste optie is in de ‘FDF’ aan te geven om de regel met dat specifieke rekeningnummer altijd te negeren (bijvoorbeeld GL9990, als ‘9990’ het betreffende nummer is).

Om de saldi van een vergelijkende of andere periode te importeren vult u opnieuw het jaar en de maand in en herhaalt u de bovengenoemde stappen.

Mocht uw klant in de verschillende boekjaren met verschillende financiële pakketten werken, dan is dit geen bezwaar, mits het rekeningschema gelijk is gebleven. Is dit niet het geval, dan dient u de cijfers uit het financiële pakket, welke voor de toekomst leidend zijn, eerst in te lezen en dan zult u in het tabblad ‘Werkelijk’ via de knop ‘Handmatige invoer’ het vergelijkende boekjaar op basis van het nieuwe rekenschema handmatig er naast moeten invullen.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.