Bestands- en postoverzichten

U kunt geregistreerde bestanden op verschillende plekken inzien.

Voor een snel overzicht van ingekomen en uitgezonden post gaat u in het hoofdvenster van PM-Record naar de tabbladen Post-In of Post-Uit. Let wel: u ziet hier alleen bestanden die als poststuk zijn geregistreerd.
Let op: aan een poststuk hoeft NIET per se een bestand te zijn gekoppeld! In dat geval ziet u in de regel géén vergrootglaasje (u kunt geen bestand openen).

Óf ga naar een specifieke relatiekaart in PM-Record en selecteer daar de tabbladen Post-in of Post-uit. Ook hier vindt u alleen bestanden die als poststuk zijn geregistreerd, maar dan specifiek voor die geslecteerde relatie.

In de eerste kolom van de overzichten ziet u aan het icoontje of het bestand lokaal is opgeslagen in uw relatiedossier (een groen icoon met de F van File) of online in DigiRecord (een blauw icoon met een D);
Dubbelklik op een regel om een bestand te openen of klik hiervoor op het vergrootglaasje rechts.
Let op: indien het bestand is opgeslagen in DigiRecord en u bent niet aangemeld, dan wordt u hierop gewezen:

Door op het potlood-icoontje in de regel te klikken opent u de meta-gegevens van het bestand (via het het registratievenster of de registratiecontrol).
Let op: Indien u aangemeld bent bij DigiRecord en u opent de metagegevens (het registratievenster) van een bestand dat is opgeslagen in uw lokale relatiedossier (dus in File), dan kunt u het bestand alsnog overhevelen naar DigiRecord. Vink in dat geval de subtab DigiRecord aan, kies een locatie in een online-dossier en klik op de knop 'OK'.

De beste en meest uitgebreide manier bestanden te vinden is het eerste tabblad in de module Bestands- en postregistratie in het hoofdvenster. Hier kunt u uitgebreid zoeken op álle bestandsregistraties in álle relatiedossiers, dus niet alleen poststukken, maar ook overige bestanden.
Gebruik het linkerdeel van het venster om filteropties te gebruiken. Klik daarna op de knop Zoeken/Verversen. Zeker als u met meerdere gebruikers druk bezig bent met postregistraties is het verstandig om af en toe op de Zoeken/Verversen-knop te drukken; u ziet dan ook meteen de meest recente registraties van uw collega's.
Links in de bestandenlijst ziet u weer of een bestand lokaal in uw relatiedossier is opgeslagen (groen: in File) of in DigiRecord (blauw).
Gebruik uw rechtermuisknop in de bestandenlijst rechts om een contextmenu op te roepen. De beschikbare opties in het menu zijn afhankelijk van uw evt. aanmelding bij DigiRecord.
Ook hier geldt: als u aangemeld bent bij DigiRecord en u opent de metagegevens van een lokaal opgeslagen File-bestand (via de contextmenu-optie 'Bestandsregistratie inzien/bewerken'), dan kunt u het bestand alsnog overhevelen naar DigiRecord. Vink in dat geval de subtab DigiRecord aan, kies een locatie in een online-dossier en klik op de knop 'OK'.
(zie het plaatje hierboven)

De vierde optie is uiteraard het individuele relatiedossier. Hier kunt u alle bestanden die in het dossier staan opzoeken, dus niet alleen poststukken, maar ook overige bestanden. Op deze plek kunt u de bestanden ook raadplegen op basis van hun locatie in het dossier, in samenhang met andere bestanden, en u kunt ze zonodig verplaatsen, hernoemen, verwijderen en als email-bijlage verzenden. Zie ook het hoofdstuk: Werken met het relatiedossier.

Onderstaande video laat het allemaal nog eens in de praktijk zien:

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.