Terug naar hoofdinhoud

Zichtbaarheid van bestanden en jaarmappen

Het aantal bestanden in een relatiedossier kan door de jaren heen snel oplopen. Een ellenlange lijst met registraties, zeker als het overgrote deel nog slechts sporadisch of niet meer wordt geraadpleegd, is alleen maar ballast. Bovendien heeft het een negatief effect op laadtijden (elk bestand moet immers worden opgehaald en op de juiste wijze worden getoond).

Verwijderen is uiteraard geen optie, maar om bovenstaande te voorkomen kunt u bestanden (al dan niet tijdelijk) onzichtbaar maken. Daar zijn drie manieren voor:

1. Filteren op registratiedatum

2. Archiveren van jaarmappen (per relatiedossier)

3. Archiveren van jaarmappen (voor meerdere relaties tegelijk)

Tevens worden hieronder een aantal consequenties uitgelegd betreffende de archivering van jaarmappen.

4. Consequenties van gearchiveerde jaarmappen:
   - Bestands- en postoverzichten
   - Bestanden registreren via het pop-up registratievenster
   - DocMaker: meervoudige bestanden registreren
   - DocMaker: batchbeheer
   - Audit Plan en bestanden in gearchiveerde jaarmappen

1. Filteren op registratiedatum

Op basis van de registratiedatum in File kunt u bestanden al dan niet onzichtbaar maken op basis van hun registratiedatum.

Let op: dit is een keuze die alleen voor uzelf geldt en wordt toegepast op álle relatiedossiers die u opent! Een collega kan een andere overweging maken en ziet in dat geval dus meer of minder bestanden in hetzelfde dossier.

  • Klik onder in het relatiedossier op het uitklapvenstertje 'Schermconfiguratie'.

  • Kies voor een van de getoonde opties:

    - Toon alleen bestanden die deze week zijn geregistreerd;
    - Toon alleen bestanden die deze maand zijn geregistreerd;
    - Toon alleen bestanden die in de afgelopen 31 dagen zijn geregistreerd;
    - Toon alleen bestanden die in de afgelopen 90 dagen zijn geregistreerd;
    - Toon alleen bestanden die dit jaar zijn geregistreerd;
    - Toon alleen bestanden die in de afgelopen 365 dagen zijn geregistreerd (aanbevolen);
    - Toon alleen bestanden die in de afgelopen 730 dagen zijn geregistreerd;
    - Toon alle bestanden (niet aanbevolen).

Welke keuze u maakt is afhankelijk van wat u op dat moment wilt zien. U kunt echter op elk moment van optie wisselen (bijv. als u op zoek bent naar een ouder bestand).

Noot: de optie die u kiest geldt tevens voor de overzichtslijst in de module 'Bestands- en postregistratie'. Indien u aldaar een andere keuze maakt zal deze worden opgeslagen en geldt dan vervolgens ook voor de filtering in de relatiedossiers.

2. Archiveren van jaarmappen (per relatiedossier)

Zeker als u al langer gebruik maakt van de File-modules is het aantal jaarmappen in uw dossiers flink gegroeid. Zie het voorbeeld hieronder:

Oudere mapjaren zult u waarschijnlijk niet of niet vaak meer raadplegen, maar deze worden wel steeds ingeladen als u het relatiedossier opent. U kunt deze daarom beter archiveren. Indien u over de autorisatie 'Dossier_beheer' beschikt kunt u per individueel relatiedossier bepalen welke jaarmappen getoond mogen worden.

Let op: in tegenstelling tot de filtering op registratiedatum (zie 1), waarbij iedere medewerker zelf bepaalt welke bestanden zichtbaar zijn, is de archivering een kantoorbrede toepassing. Indien u een bepaalde jaarmap bij een relatie archiveert is deze dus voor niemand meer toegankelijk.

  • Klik onder in het relatiedossier op het uitklapvenstertje 'Schermconfiguratie'.

  • Klik op de knop 'Archiveer of de-archiveer jaarmappen'.

  • Een venstertje verschijnt: u ziet alle geregistreerde jaarmappen van de betreffende relatie.

  • Vink de jaarmappen die u wilt archiveren aan en klik op 'Bevestigen'. Het relatiedossier wordt opnieuw ingeladen. Zowel de jaarmappen rechts in de dossierweergave als de bestandsregistraties in de registratielijst zijn verdwenen.

Noot: u kunt de archivering op dezelde wijze altijd weer ongedaan maken (bijv. als u wat oude bestanden wilt raadplegen).

Als u een relatiedossier opent kunt u onmiddellijk zien of het gearchiveerde jaarmappen bevat. Dit wordt onderaan vermeld:

3. Archiveren van jaarmappen (voor meerdere relaties tegelijk)

Deze optie zal in het najaar van 2025 beschikbaar komen.

4. Consequenties van gearchiveerde jaarmappen

Bestands- en postoverzichten:

Bestanden die in gearchiveerde jaarmappen zijn geregistreerd zult u in de volgende overzichten niet meer tegenkomen:

  • In het 'Overzicht registraties' (Tabblad 1) van de module 'Bestands- en postregistratie': bestanden uit gearchiveerde jaarmappen worden NIET getoond.

  • In de Post-in- en Post-uit-overzichten in het hoofdvenster van PM-Record: bestanden uit gearchiveerde jaarmappen worden NIET getoond.

  • In de Post-in- en Post-uit-overzichten in de relatiekaarten van PM-Record: bestanden uit gearchiveerde jaarmappen worden NIET getoond.

Bestanden registreren via het pop-up registratievenstertje.

Via het reguliere PM-registratievenstertje dat u her en der in de modules kunt oproepen bestaat nog steeds de mogelijkheid om bestanden in gearchiveerde jaarmappen te registreren. Houd er echter rekening mee, dat deze bestanden NIET zichtbaar zijn in het relatiedossier en bovengenoemde bestands- en postoverzichten. U krijgt hiervan een melding.

 

 

DocMaker: meervoudige bestanden genereren

Wanneer u een documenten-batch genereert dient u een overeenkomstig opslagpad te kiezen voor alle gekoppelde relaties in de batch. De applicatie zal controleren of een of meer van de opslagpaden binnen een gearchiveerde jaarmap valt. Is dat zo, dan wordt het document NIET aangemaakt (de contactpersoon die aan de relatie is gekoppeld wordt uit de batch verwijderd). U krijgt hiervan een melding.

DocMaker: batchbeheer

Het kan zijn dat u een documentenbatch hebt gegeneerd vóórdat u bij een of meer van de gekoppelde relaties een jaarmap hebt gearchiveerd. Dit heeft geen consequenties voor de verdere afhandeling van de batch. Houd er wel rekening mee, dat als u registreert, de betreffende bestanden niet zichtbaar zijn in de relatiedossiers en de bestands- en postoverzichten.

De bestanden blijven wel zichtbaar in Batchbeheer, maar u kunt de locatie ervan in het dossier niet inzien. U krijgt hiervan een melding.

Audit Plan en bestanden in gearchiveerde jaarmappen

In de werkprogramma's blijven bestanden wél zichtbaar, ook als ze zijn opgeslagen in een gearchiveerde jaarmap. Ook hier geldt echter dat u de locatie in het relatiedossier niet meer kunt inzien.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.