Gebruikssjablonen

Op basis van uw mastersjablonen kunt u gebruikssjablonen aanmaken: sjablonen die u en uw collega's daadwerkelijk gaan gebruiken voor uw correspondentie. Deze hebben een functionele boodschap voor een of meer relaties en dus relevante tekst.

• Ga in Windows Verkenner naar de DocMaker-sjablonenlocatie. Als u de locatie niet uit uw hoofd weet, open dan het venster DocMakerinstellingen (de standaardinstellingen voor PM-DocMaker vindt u in de menu’s van de module ‘Bestands- en postregistraties’ en in elk willekeurig relatiedossier. U kunt hier ook de standaard sjablonenlocatie wijzigen) en klik op het mapje in het veld ‘Locatie MS Word DocMakersjablonen’: dit opent automatisch Windows Verkenner.
  
  
• Zoek het relevante mastersjabloon op.  Maak een kopie van dit sjabloon en wijzig de naam ervan. Gebruik een bestandsnaam die voor iedereen binnen uw kantoor duidelijk is, bijv. 'Introductiebrief nieuwe klant'.
  
  
• Open het bestand door er met uw rechtermuisknop op te klikken en dan te kiezen voor ‘Openen’ (dus NIET dubbelklikken! Als u dubbelklikt opent Word een nieuw document op basis van het sjabloon).
  
  
• U ziet dat in dit sjabloon de opmaak, adressering, briefhoofd en afsluiting al geregeld zijn. U hoeft alleen relevante tekst toe te voegen, alsmede evt. extra gegevensvelden die u wilt gebruiken. Kijk hier hoe u gegevensvelden toevoegt.
  
  
• Als u tevreden bent slaat u het sjabloon op.
  
  
• Test het sjabloon door in PM-Record naar een willekeurig relatiedossier te gaan, klik op ‘Genereer document’ en selecteer in het volgende venster het net gefabriceerde mastersjabloon.
  
  U krijgt een voorbeeldweergave te zien.
  
  
  
• Voer evt. de contactpersoon in en klik op ‘Sjabloon naar nieuw document’.
  Let op: u bent alleen nog maar aan het testen. Vink daarom NIET de optie ‘Wordt geregistreerd als uitgaand poststuk’ aan!
  
  
• Klik op de knop 'NIET registreren'. Er wordt een nieuw document aangemaakt, gebaseerd op het sjabloon. Beoordeel het resultaat. Sluit het document als u klaar bent (niet opslaan). Als u niet tevreden bent gaat u terug naar het originele sjabloon (zie het begin van dit hoofdstuk). Pas aan en test opnieuw, net zolang tot u het gewenste resultaat bereikt.
  
  Belangrijk: zorg altijd dat uw sjablonen gesloten zijn voordat u gaat testen! Is dit niet het geval, dan kan Word foutmeldingen genereren.

Op basis van mastersjablonen kunt u dus onbeperkt functionele sjablonen genereren, zonder dat u steeds opnieuw standaardvelden, tekst, opmaak en lay-out hoeft aan ta passen.

Hieronder laten we nog eens in een video zien hoe u gebruikssjablonen aanmaakt.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.