Klanten toevoegen

Wanneer u in dit tabblad gaat werken heeft u uw voorwerk gedaan: u heeft werkzaamheden aan de voortgangscontrole toegewezen, periodeverdelingen vastgelegd, afhandelingsteksten per werkzaamheid bepaald, deadlines verdeeld en (eventueel) voortgangssjablonen gemaakt.
In dit tabblad gaat u daadwerkelijk jaarlijkse voortgangscontroles toewijzen aan uw individuele klanten.

De linkerlijst toont u alle klanten, die in de afgelopen jaren (huidig jaar min 3 tot huidig jaar plus 1) in de voortgangscontrole zijn opgenomen. U heeft zo meteen een handig historisch overzicht.

In de laatste kolom wordt tevens de ‘Plandatum jaarrekening’ en de 'Plandatum IB-aangifte' per klant getoond (indien ingevoerd). Deze datum kan zowel in dit tabblad (zie verder), als in de klantenkaart worden vastgelegd.

Indien u een klant selecteert, vindt u in de lijst rechts de werkzaamheden waarvoor per jaar deadlines zijn toegewezen. Standaard wordt het jongste (of laatste) jaar uit de lijst links getoond, maar met het keuzelijstje rechtsboven kunt u zelf een van de voortgangsjaren kiezen en bekijken. De rechterlijst toont tevens de periodeverdeling van elke werkzaamheid, alsmede de eventuele uitvoerders.

Klant toevoegen aan de voortgang

In het kader van ons voorbeeld (zie de vorige hoofdstukken) gaan we een klant aan de voortgang tooevoegen en koppelen aan de nieuwe werkzaamheid (werkcode 1012) die we hebben opgenomen in een sjabloon.

• We klikken met de rechtermuisknop in de klantenlijst en in het contextmenu kiezen we 'Nieuwe klant aan voortgangscontrole toevoegen'.

• In het popup-venstertje selecteren we een klant, het betreffende sjabloon en het gewenste controlejaar.

De klant is toegevoegd aan de voortgang. De werkzaamheden die in het sjabloon waren opgenomen zijn nu automatisch gekoppeld, waaronder ook de werkzaamheid 1012.

• Vervolgens kunnen we maximaal twee uitvoerders per werkzaamheid kiezen. We selecteren een werkzaamheid en gebruiken de rechtermuisknop: in het contexmenu selecteren we 'Uitvoerder(s) toevoegen/verwijderen'.
  
  

• Het kan omslachtig zijn om uitvoerders één voor één per werkzaamheid toe te voegen. Als er veel werkzaamheden  van uitvoerders moeten worden voorzien kunnen we gebruik maken van het menu in voortgangsbeheer: we kiezen de optie 'Beheer verantwoordelijken Voortgang'.

• We selecteren in het volgende venstertje het tabblad 'Uitvoerders', zoeken de werkzaamheden nog zonder uitvoerder, vinken de werkzaamheden bij de gewenste klanten aan en gebruiken opnieuw de rechtermuisknop: kies voor 'Wijzig de verantwoordelijk uitvoerder van alle aangevinkte voortgangswerkzaamheden in de lijst'. In het volgende popup-venstertje kiest u de juiste persoon en bevestigt uw keuze.
  
  

Plandatums jaarrekening of inkomstenbelasting

Indien er in de voortgang werkzaamheden uit de categorieën 'Jaarrekening PD' of 'Inkomstenbelasting PD' voorkomen, is het belangrijk dat die plandatums ook per klant worden vastgelegd (als dit niet wordt gedaan kan de applicatie geen deadlines berekenen).

Noot: indien het gaat om een grote hoeveelheid klanten waarvoor deze werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, is het verstandig om de plandatums enigszins te spreiden, zodat ook de deadlines elkaar niet al te veel overlappen.

• Plandatum invoeren: selecteer een klant uit de lijst en gebruik het uitklapknopje rechts onder in het venster. Vul de datums in en bevestig. Het jaar is hier irrelevant.

Meerdere klanten toevoegen aan de voortgang

• We kunnen ook meerdere klanten tegelijk aan de voortgang toevoegen. Gebruik de rechtermuisknop in de klantenlijst en kies voor 'Nieuwe klanten(groep) aan voortgangscontrole toevoegen'.

• In het volgende venster worden voortgangsjaar, sjabloon en uitvoerders gekozen. Vink de gewenste klanten aan in de lijst of zoek gericht op tekstfragment (de zoekfunctie geldt voor alle kolommen in de lijst). Bevestig met de betreffende knop rechts onder in het venster. Alle aangevinkte klanten worden toegevoegd.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.