Terug naar hoofdinhoud

Dossiers

Een dossier in DigiRecord is altijd gekoppeld aan een dossiersjabloon. Hierin is de structuur van de mappen vastgelegd. Het dossier wordt beheert door de dossiereigenaar en kan worden gedeeld met relaties.

Onder het menu-item DOSSIERS zijn alleen de dossiers zichtbaar waarvoor rechten zijn verleend. Open het dossier en bekijk documenten of voeg nieuwe documenten toe. Koppel als dossiereigenaar direct vanuit dossiers werkstromen.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.

Veelgestelde vragen:

Er staan teveel (sub-)mappen in mijn dossier, hoe kan ik deze ordenen?

Indien u bijvoorbeeld jaarmappen hebt aangemaakt voor de laatste 25 jaren, dan zal een behoorlijk deel slechts zelden worden geraadpleegd. Maak archiefmappen aan in het dossiersjabloon. Vervolgens kunnen submappen met alle onderliggende mappen eenvoudig naar het archief worden gesleept bijvoorbeeld voor jaarmappen die niet meer recent zijn.

Deze functie kan ook worden toegepast op afgewikkelde projecten en afgeronde clientdossiers.

Hoe raadpleeg ik de gegevens van relaties?
  • kies een dossier en klik op <I> (informatie)
  • klik de naam van de relatie aan en klik rechtsboven op <I> (informatie)
Kan ik het gebruikersoverzicht met rollen en rechten exporteren naar Excel?

Dit overzicht (autorisatiematrix) kan geëxporteerd worden indien uitvragende partijen als bijvoorbeeld de accountant een opgave wil hebben van de personen die toegangsrechten hebben en welke autorisaties aan hen zijn toegekend.

  1. gebruikers overzichten kunnen geëxporteerd worden in csv-formaat.
  2. Start MS-Excel en kies direct voor ‘Tabellen” en u beschikt dan over alle informatie ter verdere bewerking.
Wat houdt de rol dossiereigenaar in?

De eigenaar van een dossier bepaald de toegang tot het dossier. Dossiers bevatten vaak vertrouwelijke gegevens die niet iedereen binnen de DigiRecord omgeving mag inzien. De dossiereigenaar kan ook gebruikers beheren en bepalen wie toegang krijgt.

Kan ik een submap aanmaken zonder het sjabloon aan te passen?

Nee, dit is niet mogelijk omdat de uniforme structuur van dossiers dan verdwijnt. De dossierstructuur dwingt om eenduidig te werken.