Een sjabloon opstellen voor een werkstroom is een eenmalige investering in het versoepelen van het werkproces. De opgestelde werkstroom is herbruikbaar in ieder dossier en ieder document. Effectief, indien er veel repeterende handelingen zijn met verschillende personen. Een zaakgerichte manier van werken.

Praktijkvoorbeeld: persoonlijk dossier aanleggen voor medewerkers:

• Contract ondertekenen door het bedrijf en de nieuwe medewerker.
• Controle of het dossier compleet is.
• Veilig het dossier met persoonsgegevens delen met de medewerker en administratie.
• Aanleververzoek verzenden voor een document en de status monitoren.

Per handeling bepaalt de werkstroombeheerder welke gebruiker welke taak moet uitvoeren.

Nieuw werstroomsjabloon aanmaken

1. Ga naar BEHEER en klik op WERKSTROOMSJABLONEN.
2. Klik rechtsonder op de groene + voor een nieuw sjabloon.
3. Klik op NIEUW.
4. Geef de werkstroom een naam.
5. Vul optioneel een omschrijving in.
6. Kies hoe vaak een notificatie email van een herinnering verzonden wordt.
7. Eerste herinnering: geef het aantal dagen op voorafgaand aan de datum waarop de werkstroom moet zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld 4 weken voordat een contract afloopt.
8. Opvolgende herinneringen: Zolang de werkstroom niet is afgerond voor de ingestelde datum kan de herinnering frequent worden verzonden. Bijvoorbeeld om de 2 dagen.
9. Als de deadline is verstreken maar de taak is niet uitgevoerd kan een 3e herinnering worden verzonden op basis van het aantal dagen na de uiterlijke deadline. Deze herinnering blijft verzonden worden zolang de werkstroom open staat.
10. De gebruiker kan direct vanuit de herinneringsmail doorklikken naar de betreffende taak.

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.