Batchdocumenten registreren

Uiteindelijk is het doel om alle documenten uit een batch in het gewenste bestandsformaat (Worddocument, PDF of PDF als emailbijlage) te registreren.

(Voor meer info over het registreren van bestanden, klik hier ).
Naast het registreren van individuele documenten uit een batch (daarvoor gebruikt u het desbetreffende icoontje in de documentregel), kunt ook meerdere óf alle bestanden uit de lijst tegelijk registreren. Vink ze een voor een aan of gebruik de knop met het oranje V-tje links onderin.
Als u een hele batch selecteert en wilt registreren, dan worden alleen de ongeregistreerde documenten geregistreerd (u kunt dus niet per ongeluk dubbel registreren).
Let op: u kunt géén documenten batch-gewijs naar DigiRecord registreren! Indien u bepaalde documenten toch in DigiRecord wilt plaatsen, doe dit dan individueel, ofwel nádat u eerst de hele batch in File hebt geregistreerd (dus lokaal), ofwel vooraf per individueel document. Zorg dan wel dat u bij DigiRecord bent aangemeld.

Nadat u een of meerdere documenten hebt geregistreerd mag u ze niet meer verplaatsen of verwijderen. Tevens zijn documentdatum, trefwoorden en toelichting in de lijst geblokkeerd. Wilt u deze laatste (meta-)gegevens toch nog wijzigen, klik dan op het bewerken-icoontje in de betreffende regel. U krijgt dan het standaard registratievenster te zien. Hierin kunt op de gebruikelijke manier wijzigingen aanbrengen.
Wilt u ná de registratie een of meer bestanden alsnog naar DigiRecord verplaatsen, selecteer dan de betreffende regel en klik op het potlood-icoontje. Het registratievenster opent zich en kunt een locatie in DigiRecord kiezen (zorg wel dat u in DigiRecord bent aangemeld).

U mag ná de registratie de batch-bestanden evt. nog wel naar een ander formaat converteren (bijv. van Word-document naar PDF-bestand). Hoe u dat doet wordt uitgelegd in het hoofdstuk Mailbatches converteren.

Let op: bij in DigiRecord geplaatste bestanden heeft dit geen enkele zin. Omdat deze online staan kan de applicatie ze niet meer converteren!

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.