Terug naar hoofdinhoud

Documentbeheer

Documenten staan altijd binnen dossiers. Eenmaal aan een dossier gekoppeld blijft het document als zodanig geregistreerd. Zo is er geen fraude of misverstand mogelijk over al dan niet geplaatste documenten. Indien er een nieuwe versie van een document wordt geplaatst zal ook de oude versie bewaard blijven.

Liever het document vooraf een bewaartermijn meegeven? Dat kan direct bij het uploaden, ook in bulk.
Bewaartermijnen kunnen varieren van 1 dag tot 20 jaar. Of geef een specifieke datum op.

Mogelijkheden van documentbeheer:

  • Plaatsen en uploaden
  • Openen en downloaden
  • Bewerken
  • Verplaatsen
  • Vervangen
  • Verbergen
  • Verwijderen (met logboek functie dat het bestand heeft bestaan)

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.

Veelgestelde vragen:

Kan ik een document in een keer op meerdere dossiers uploaden?

Nee, ieder dossier moet afzonderlijk van elkaar gevuld worden. Elk document in elk dossier heeft een uniek logboek.

Welke bestandsformaten en tot welke grootte kan ik uploaden?

Er zijn geen restricties aan het type bestand. Een bestand kan maximaal 64 mb groot zijn.

Waarom kan ik alleen de titel van een bestand bewerken en niet het bestand zelf?

DigiRecord is een documentatie systeem en geen tekstverwerker. De gebruiker kan het bestand downloaden en bewerken in het daarvoor bestemde programma.

Waarom kan ik een PDF-bestand niet in de browser openen?

Sommige bestanden zoals (html, pdf) kunnen programmeercode bevatten. Hierdoor is het alleen veilig om te openen in een pop-upscherm zoals een Sandbox. Niet alle browsers ondersteunen een Sandbox.

Hoe kan ik een map of submap verwijderen?

Indien bij een map de functie <VERWIJDEREN> niet wordt getoond, dan kan het zijn dat er nog onderliggende mappen aanwezig zijn, die eerst moeten worden verwijderd. Men start dus met verwijderen op het laagste niveau, waarbij door het programma steeds wordt gecontroleerd of er stukken aanwezig zijn.

Waarom kan ik een submap niet verwijderen?

Indien ooit een document is geplaatst in een map, dan kan deze niet verwijderd worden. Indien een andere gebruiker het document heeft bekeken is er een historie aangemaakt. Zo blijft de historie van dossiers intact.

Kan ik een bestand naar een ander dossier verplaatsen?

Nee, het bestand uit een dossier kan binnen hetzelfde dossier in een andere map geplaatst worden. Het is wel mogelijk om te downloaden en uploaden in een ander dossier.

Waarom blijft het bestand dat ik wil vervangen toch in DigiRecord staan?

Bij het vervangen wordt er een nieuwe versie van een bestand aangemaakt. Zo blijft de bestandslog intact.

Hoe kan ik de gegevens zien van een ‘verborgen bestand?

Alleen de dossiereigenaar kan een ‘Verborgen bestand’ bekijken door erop te klikken. Indien nodig kan deze weer zichtbaar gemaakt worden.

Kan ik een document verplaatsen naar een ander dossier?

Nee, het is niet mogelijk om direct een document te verplaatsen naar een ander dossier.

Advies: Het bestand downloaden uit Dossier 1 en opslaan in de map downloads. Open Dossier 2 en upload hier het document uit de map downloads. DigiRecord kan geopend worden in meerdere vensters waardoor de gebruiker tegelijkertijd verschillende dossiers kan inzien.

Kan ik een gebruiker rechten geven voor een afzonderlijke submap van een dossier?

Nee, dit is niet mogelijk. Rechten worden verleend per dossier om het beheer overzichtelijk te houden. Als een gebruiker leesrechten heeft zijn alle submappen en documenten te bekijken en downloaden. Met schrijfrechten kan de gebruiker in alle submappen bestanden uploaden.

Advies: Maak een tweede dossier aan en verleen toegang aan de gebruiker. Gebruik dit dossier om bestanden te laten uploaden of om specifieke documenten te laten goedkeuren. Verplaats daarna het document door te downloaden en uploaden naar het andere dossier.