Ongeregistreerde bestanden

Aan ongeregistreerde bestanden in uw relatiedossiers hebt u niet zoveel. Ze zijn weliswaar gearchiveerd, maar alleen door ze te registreren en te voorzien van metagegevens kunt u ze daarna ook weer gemakkelijk terugvinden. Zeker als u uitgebreide dossiers hebt is een ongeregistreerd bestand moeilijk op te sporen. Bovendien vindt u ze nooit terug in de lijst aan de linkerzijde van uw relatiedossier.

In onderstaande handleiding laten we u zien hoe u ongeregistreerde bestanden kunt opsporen en evt. alsnog kunt registreren.

Waarschuwing: als u en uw collega's regelmatig meervoudige documenten genereren met DocMaker en een bestand uit een bepaalde documenten-batch is nog niet geregistreerd, dan zal zo'n bestand óók als ongeregistreerd in het dossier staan. U mag dit echter niet via het relatiedossier registreren (u krijgt dan een melding), maar alleen via batchbeheer, omdat u anders het risico loopt dat u reeds toegevoegde metagegevens of gereserveerde poststuknummers overschrijft. U kunt zo'n bestand herkennen als u er rechts in het relatiedossier met uw rechtermuisknop op klikt en de optie 'Bekijk bestand in batchbeheer' toegankelijk is.

Zoeken naar ongeregistreerde bestanden

• Klik op de knop 'Zoek ongeregistreerde bestanden in dit dossier'. De applicatie zoekt nu het complete dossier door en controleert voor elk bestand of er een registratie bestaat. Het resultaat wordt in een sepraat venster getoond.
  
  Let op: ongeregistreerde bestanden die voorkomen in DocMaker Batchbeheer worden NIET getoond in het resultaat!
  
  U kunt deze natuurlijk nu allemaal meteen gaan registreren, maar misschien wilt u eerst weten wat voor vlees u in de kuip heeft. In de zoekbalk bovenaan kunt u zoeken op gedeeltes van tekst, of op bestandsextensie. Hoe dan ook: de door u aangevinkte bestanden kunt u in één keer alsnog registreren.
  
  
  
• Bij de registratie van meerdere bestanden tegelijk dient u gemeenschappelijke metagegevens op te geven. Dit kan lastig zijn, omdat u misschien niet weet wat de overeenkomsten tussen deze bestanden zijn. Ook dat is een reden om geen bestanden ongeregistreerd in het dossier te plaatsen. Maar als het dan toch moet, maak dan duidelijk dat het bestand via een batch is geregistreerd en waarom. Als u klaar bent kiest u voor 'Registreren'.

U kunt ook op een veelomvattender manier op zoek naar ongeregistreerde bestanden. Ga in dat geval naar 'Bestands- en postregistraties' in het hoofdvenster van PM-Record. Hier kunt u per relatiedossier zoeken, of in álle relatiedossiers. Het laatste raden wij u alleen aan als uw digitaal dossier niet zo heel erg omvangrijk is. Bij kantoren met tienduizenden bestanden in de dossiers kan dit een erg langdurig proces worden; bovendien hebt u dan helemaal geen zicht meer op aard en betekenis van de bestanden.

In onderstaande video ziet u alles nog eens live in werking:

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.