Mailbatches converteren

Het kan zijn dat u, als u een mailbatch genereert, voorziet dat u nog wijzigingen of aanvullingen wilt aanbrengen in de individuele documenten uit die batch. In dat geval genereert u een batch die bestaat uit Word-documenten (zie: Meervoudige documenten genereren). In Batchbeheer zijn deze achteraf allemaal te openen en te wijzigen. Pas als u tevreden bent met elk individueel document uit een batch kunt u besluiten om deze alsnog in zijn geheel over te zetten naar PDF of email.

 Let op: In een batch kunt u géén individuele documenten converteren naar PDF of email, omdat dit de metagegevens van de batch zelf zou corrumperen. Een batch heeft ‘eenheid van tenue’.

Het maakt technisch niet zoveel uit of u bestanden converteert vóór- of nádat ze zijn geregistreerd. Dit geldt echter NIET voor bestanden die al in DigiRecord zijn geplaatst! Omdat deze online staan kan de applicatie ze niet meer converteren.
In het algemeen geldt echter sowieso dat u beter eerst uw hele batch naar tevredenheid kunt afhandelen vóórdat u gaat registreren.

• Selecteer álle documenten uit de batch. Hierdoor komen de knoppen 'Word => PDF'  en 'Word => email' beschikbaar.
  
  
• De knop ‘Word naar PDF’ is alleen beschikbaar bij Worddoc-batches.
  
  
• Houdt u er rekening mee, dat bij de conversie van Word-document naar PDF-bestand het oorspronkelijke Word-document wordt verwijderd.
  
  
• Zorg er tevens vóóraf voor, dat álle documenten uit de batch gesloten zijn!
  
  

• Druk op de knop 'Word => PDF' of 'Word => email' en de procedure wordt in gang gezet. Geduld, want bij grote aantallen documenten kan de applicatie even bezig zijn.
  
  
• Na voltooiing ziet u dat het venster gewijzigd is. Het icoon links toont nu het symbool voor PDF of Email.
  
  

• De knop ‘PDF naar mail’ is alleen beschikbaar bij PDF-batches. Wilt u dus van een oorspronkelijke Worddoc-batch een batch met PDF’s als email-bijlage maken, dan dient u dat in twee stappen te doen (eerst van Word naar PDF, dan van PDF naar ‘PDF naar mail’).
  
  
• De knop ‘Verzenden’ is alleen beschikbaar bij emailbatches.
  
  
•  De knop ‘Afdrukken’ is niet beschikbaar bij emailbatches.
  
  
• Let op: bestanden die u naar DigiRecord hebt verplaatst kunt u hier NIET afdrukken! 
  
  
• Email-bestanden die naar DigiRecord zijn verplaatst kunt u NIET verzenden! (waarom zou u trouwens een email in DigiRecord plaatsen?)

Vragen of ondersteuning nodig?

Heeft u na het lezen van bovenstaande handleiding nog vragen? Neem gerust contact op met onze klantenservice.