Bij veel kantoren is het druk. Aanhoudend druk. Goed personeel blijft een uitdaging. Dat zet wel eens aan tot nadenken over waar u tijd kunt besparen. Hopelijk kunt u iets met deze tips. 

Welke werkzaamheden?

In dit artikel zoomen we even in op de werkzaamheden die te maken hebben met werken onder Horizontaal Toezicht, het maken van rapportages zoals jaarrekeningen, due diligence onderzoeken en ad-hoc beoordelingen voor klantacceptatie. Bij al deze werkzaamheden is het belangrijk dat er een bepaalde werkwijze wordt gevolgd. Of Horizontaal Toezicht dat nu vereist, een branche-organisatie of omdat u zelf een bepaalde werkwijze hanteert. 

Stap voor stap

De overeenkomst bij deze werkzaamheden is dat er stap voor stap wordt gewerkt. Een tip hierbij is om per activiteit een lijst te gebruiken met de precieze stappen en taken. Zo vergeet u niets, werkt u op een gestandaardiseerde manier en kunnen u en uw collega’s altijd de aantekeningen, documenten en stukken terugvinden.

Stap verder

Een stap verder is om deze checklisten niet zelf te maken, maar deze ergens te downloaden. Hier zijn verschillende bronnen voor. U zou dan nog wel steeds de taken moeten inplannen en handleidingen gebruiken om alles op een eenduidige manier te verwerken. Deze stap kan natuurlijk ook nog geautomatiseerd worden. Wij spreken dan van een werkprogramma. Een werkprogramma maakt het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch taken voor de juiste medewerkers te laten genereren op basis van een checklist. 

Koppelingen

Wanneer u software gebruikt voor saldibalansen, digitale dossiers en voortgangsbewaking zou het mooi zijn als vanuit de werkprogramma’s koppelingen naar deze onderdelen zijn. Zo zijn documenten snel en makkelijk vindbaar, gekoppeld aan het juiste dossier en aan de juiste klant, zonder hierbij te hoeven na te denken. Ook kunnen dan de cijfers, inclusief de vergelijkende cijfers en alle aantekeningen allemaal vanuit één overzicht worden teruggevonden. Zo bent u minder tijd kwijt aan het verzamelen, administreren, zoeken, controleren en eventueel overdragen.

Bestaat dat?

Bovengenoemde vorm van automatisering is er. De module PM-Record Audit Plan is precies met deze gedachte ontworpen en is dan ook een zeer gewaarde module in de Pro Management Software.
Wilt u meer weten over welke besparingen voor uw kantoor mogelijk zijn met Audit Plan? Neem dan contact met ons op en vraag naar advies.

Gebruik dit formulier om meer informatie aan te vragen!