4 tips om tijd te besparen voor administratiekantoren

Gepubliceerd op 11 januari 2024

Op een administratiekantoor gebeurt ontzettend veel. De veelheid aan werkzaamheden maakt het werk interessant, maar maakt het tegelijkertijd uitdagend om het efficiënt uit te voeren. Vanuit onze ervaring geven we hierbij 5 tips om tijd te winnen.

1. Snel factureren

Factureren met één druk op de knop is misschien een utopie, maar als alles goed is ingeregeld, kan het wel supersnel en nagenoeg foutloos gedaan worden. Uit onze ervaring blijkt dat de facturatietijd met minimaal de helft kan worden ingekort wanneer processen nog niet zijn geoptimaliseerd voor vlot factureren. Er is echter geen simpele truc om dit voor elkaar te krijgen. De crux van dit verhaal zit hem in het maken van klantafspraken, het op de juiste manier vastleggen van afspraken en het op de juiste manier bijhouden of registreren van tijd en werkzaamheden.

2. Bepaal vooraf de te besteden tijd

Een kantoor kan veel uren verliezen doordat medewerkers teveel tijd besteden aan taken en werkzaamheden. Door vooraf te bepalen hoeveel tijd iets mag kosten, en dit bij medewerkers vast te leggen, neemt het risico op overschrijdingen af. Natuurlijk is het wel noodzakelijk dat hierop gestuurd blijft worden. Uiteindelijk zullen zowel medewerkers als klanten hiervan de voordelen ervaren, zodat niet alleen de eigenaar van een kantoor hier de vruchten van plukt.

3. Vastleggen van werk en uren

Bij het winnen van tijd, denkt u misschien niet direct aan het registreren van tijd van medewerkers. Toch helpt dit enorm op tijd te besparen. Door het vastleggen is men bewuster van de hoeveel bestede tijd. Hierdoor is het risico om uit te lopen op werkzaamheden, lager. Ook vergroot het vastleggen het inzicht over de werkelijk bestede tijd, zodat er beter kan worden gepland en er minder inproductieve uren ontstaan en er minder stress ontstaat om werkzaamheden tijdig af te krijgen. Het vastleggen geldt overigens zowel bij het werken vanuit vaste klantafspraken, als werken op uur-/ factuurbasis.

4. Bewaak projecten en klussen

Wanneer u inzicht hebt in alle projecten en klussen en inzicht hebt in de precieze capaciteit van u en uw medewerkers, kunt u vooruit plannen en problemen oplossen voordat ze daadwerkelijk ontstaan. Met goede software krijgt u grip op uren en deadlines zodat u uw verdiencapaciteit kunt optimaliseren en zorgt u ervoor dat er veel minder stress op de werkvloer ontstaat. Dat laatste zullen uw klanten overigens ook op een positieve manier merken.

Meer weten?

Het optimaliseren van uren en facturen kunt u natuurlijk zelf begeleiden en hiervoor software selecteren. Met een demo van Pro Management Software laten we u in een uur zien hoe u alle bovenstaande adviezen in één keer kunt invoeren ondersteund door onze software. Mocht u de demo aanvragen, vraag dan meteen hoe onze software razendsnel jaarrekeningen voor u kan maken. Vraag dus vandaag nog een demo aan.