010 - 451 76 76
Help | Klantenservice
Mijn Portaal
Efficiënt werken
Als administratie- of accountantskantoor wilt u zo efficiënt mogelijk werken. Het digitaliseren en automatiseren van werkzaamheden is dan ook een verstandige keuze. Dankzij de modulaire oplossingen voor uw branche kunt u nog sneller en makkelijker werken. In onderstaande tabel ziet u duidelijk wat de ‘suite’ van Pro Management Software biedt t.o.v. zelfgemaakte oplossingen in Microsoft Office.
Meer weten? Bekijk onze video-demo.
Vergelijkings Tabel
Werkt u onder andere met de tools van Microsoft Office om het werk voor uw klanten te doen? Bekijk dan welke alternatieven wij bieden die uw werk efficiënter en professioneler maken. Kies een van onderstaande onderwerpen:
Jaarrekeningen maken
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Teksten en toelichtingen | Handmatig in Word | Automatisch |
| Financiële gegevens | Handmatig in Excel/Boekhoudsoftware | Automatisch |
| Aanleveren bij instanties (Bank, KVK) | Per e-mail Outlook | Automatisch |
| SBR-aanlevering | ✖ | ✔ |
| Opmaak in huisstijl | Handmatig in Word | ✔ |
| Tijdsduur | Ca. 4 – 6 uur per jaarrekening | Ca 0,5 uur per jaarrekening |
Relatiebeheer
 |
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Relatiegegevens | Handmatig in Excel | Centrale klantkaart met relevante velden t.b.v. administratie en Accountancy |
| Klantcommunicatie | In Outlook (verspreid over diverse mailaccounts) | Centraal vanuit de klantkaart |
| Conclusie | Foutgevoelig, niet eenduidig bij meerdere gebruikers, versnipperd, missende informatie | Complete vastlegging. Eén manier van werken, zodat werk makkelijk overdraagbaar is |
Documentbeheer
 |
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Bestanden opslaan | Op een lokale server of cloud opslag | In een klantdossier |
| Zoeken | Zoeken naar documenten in een niet éénduidig systeem | Gemakkelijk documenten vinden met zoek- en filterfuncties |
| Bestanden uitvragen en delen | Per e-mail | Via online klantdossier |
| Reminders versturen voor opvolging | Per e-mail, beheer via Excel | Automatisch instelbaar, controle via beheer overzicht |
| Conclusie | Kans op datalek, onveilig, intensief | Veilig en georganiseerd |
Urenregistratie
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Uren per klant bijhouden | Op een lokale server of cloud opslag | In een klantdossier |
| Versiebeheer | Handmatig in Excel | Middels factuurregels en werkcodes |
| Uren factureren | Handmatig van Excel naar Word | Met factuursjablonen gegevens inlezen |
| Uren specificeren | Handmatig in een toelichting | Opgemaakte toelichting uit bron |
| Uren plannen | Handmatig in ander Excel overzicht | Per medewerker in urenregistratie |
| Overzichten generen | Handmatig Excel-macro's aanmaken | Met één druk op de knop |
| Conclusie | Uren kunnen worden bijgehouden in één grote lijst, of worden opgeslagen per klant. Het maken van overzichten kost steeds opnieuw werk | Uren worden bijgehouden per klant op basis van vooraf ingestelde regels en sjablonen, optie om te exporteren naar de facturatiemodule |
Facturatie
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Factuursjablonen | Handmatig vullen in Excel/Word | Automatisch vullen gekoppeld aan Relatiebeheer, boekhoudpakket en urenregistratie |
| Prijzen controleren | Handmatige controles uitvoeren op prijzen per uur/product/actie | Automatische controles |
| Specifieke prijsafspraken | Specifieke prijsafspraken handmatig invoeren | Specifieke tarieven per klant, medewerker, product vastleggen. |
| Factuurgegevens | Handmatige controle op factuuradres en mailadres | Automatisch juiste adressering |
| Conclusie | Het maken van facturen is een foutgevoelige handeling | Op basis van de klantafspraken en of uren, worden facturen automatisch klaargezet. Door efficiënter proces en lagere foutgevoeligheid kan factureren soms wel 2x sneller |
Verlof en ziekte van medewerkers
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Gewerkte uren bijhouden | Gecompliceerd Excel overzicht bijhouden met urenberekeningen | Uren door medewerker zelf bij te houden met controles door manager |
| Ziekte/verzuim registratie | Ziekte verzuim en verlof handmatig bijhouden | Personeelsgegevens, afspraken en evaluaties in één medewerkerskaart |
| Vastleggen afspraken | Randvoorwaarden zijn niet direct gekoppeld zoals pensioenafspraken, autoregelingen, evaluatiegesprekken | Volledig personeelsdossier vastleggen |
| Voldoen aan AVG wetgeving | Vastlegging van persoonsgegevens op onveilige bestandslocaties | Communicatie en dossiervorming kan veilig en AVG-proof worden gedaan met PM Online |
| Conclusie | Het volledig bijhouden van personeelszaken vraagt om een complexe vastlegging. Daarbij is het verplicht om te werken volgens de AVG-wet | Het vastleggen van gevoelige informatie hoort veilig plaats te vinden. Met de oplossingen van Pro Management voldoet u aan wet- en regelgeving. Personeelszaken worden geordend en inzichtelijk vastgelegd |
Checklisten en werkprogramma's
 |
| Taak | Standaard Microsoft Applicaties | Pro Management Software |
|---|---|---|
| Werken volgens richtlijnen horizontaal toezicht | Zelfgemaakte sjablonen handmatig updaten op basis van laatste wet- en regelgeving | Werkprogramma's zijn voorgeprogrammeerd vanuit de branche. Voor accountants en door accountants. |
| Consistente werkwijze | Handmatige instructie handhaven voor alle gebruikers | Werkprogramma’s kunnen worden toegewezen aan collega’s of rollen |
| Voortgang bewaken | Handmatig voortgangsbewaking, verspreid in outlook/word/excel | De voortgangsbewaking wordt automatisch ondersteund |
| Voldoen aan bewaarplicht en dossiervorming | Dossiers en bewaarplicht niet volgens wet- en regelgeving op onveilige bestandslocaties | Alle documenten uit een dossier kunnen worden gekoppeld op een veilige server of beveiligd online. |
| Conclusie | Als administratiekantoor heeft u diverse verplichtingen en richtlijnen voor werkprocessen waar met veel moeite aan voldaan kan worden in eigen beheer. | Werk veilig en efficiënt volgens de gestelde richtlijnen en wet- en regelgeving. |
Office 365
Microsoft Office, of Office 365 is niet specifiek ontwikkeld voor administratiekantoren. Door veel te configureren of zelfs te programmeren kan er veel maar het nadeel is dat dit zeer bewerkelijk en onderhoudsgevoelig is. Het importeren en exporteren van data is echter niet (goed) mogelijk.
Een voordeel van Office is dat veel bedrijven al een licentie hebben, en dat dit met 10 – 20 euro per maand per gebruiker een niet al te grote investering is.
Pro Management Software
De software van Pro Management is ingericht om alle belangrijke processen bij kantoren te digitaliseren en te automatiseren. Er kunnen modules worden afgenomen of de hele suite.
De totale suite kan on-premise (lokaal) of in de cloud geïnstalleerd worden. Naast de 'suite' heeft Pro Management ook PM Online; een oplossing in de cloud voor digitale dossiers en CRM.
De prijsstructuur is zowel eerlijk als betaalbaar.
Kies voor Pro Management Software
Met Pro Management Software kan het hele kantoor worden geautomatiseerd, gedigitaliseerd en gestandaardiseerd. Het zorgt voor één werkproces met bijvoorbeeld één vaste locatie voor bestanden en één bron voor alle teksten voor rapporten. Zo werkt u vlot, fijn en professioneel.