PM Blog

Het digitaal vastleggen van dossiers namens Peter Schouten

op .

Delen:

Het digitaal vastleggen van dossiers moet kunnen en kan!

Het digitaal vastleggen en delen van dossiers met relaties of collega’s moet snel, eenvoudig en veilig zijn. Vooral in dit tijdperk waarin internet de overhand heeft en de veiligheid hierin gewaarborgd moet worden.  Dit gepaard met de nieuwe wet en regelgeving (AVG, mei 2018), vergt van elke organisatie extra handelingen met betrekking tot de veiligheid en toegankelijkheid van opgeslagen dossiers. 

De productmanager van DigiRecord, Peter Schouten, vertelt in de onderstaande blog over handige weetjes van dit fijne product.

"Ons product DigiRecord omvat alles wat u in een online dossier nodig heeft. Het zit in de Cloud, is veilig en snel.  Wanneer u spreekt over de digitale communicatie met relaties, kunt u dit product niet uitsluiten.

Intern gebruiken wij DigiRecord voor alle documenten zoals: omzetbelasting, contracten, personeelsdossiers, financiële dossiers, jaarrekeningen. Bovendien kan een ieder ook een eigen werkmap aanmaken. 

Het uitgebreide autorisatiesysteem, welke de beheerder volledig in kan stellen, zorgt ervoor dat de documenten veilig zijn en alleen te benaderen door middel van inloggegevens, welke de toegang tot bepaalde dossiers beperken.  

Hiermee kunt u rechten aan klanten geven en kunt u ervoor kiezen om bepaalde relaties de documenten slechts te laten lezen of kunt u de klanten de vrijheid geven om zelf documenten aan te passen, toe te voegen of te verwijderen.

18d5cead d3f7 4eac bf62 07a19f5a24d4

 

Het koppelen van DigiRecord kan met elk product van ons, waar onze bestandsregistratie in zit. Dit zijn onder andere: PM-Record File, PM-Office Integration, DossierManager en Scan and Organize. Dit maakt DigiRecord zeer gebruiksvriendelijk.
Vooral de koppeling met Office Integration, maakt het rechtstreeks opslaan van bestanden in het dossier vanuit MS-Word en MS-Excel letterlijk mogelijk met één druk op de knop. 

Het handige in deze koppeling is ook het automatisch opslaan van e-mail berichten. Op het moment dat u het  icoon van PM- Office Integration in MS-Outlook of Exchange aanklikt, wordt direct het dossier van de betreffende organisatie getoond.

Dit is echter wel afhankelijk van het e-mail adres van de afzender. Mocht u de combinatie hebben met onze PM-Record CRM module, dan zijn de e-mailadressen geregistreerd, waardoor ons systeem direct de link legt met het desbetreffende dossier.
Het enige wat u moet doen, is het juiste dossieronderwerp kiezen en, mocht u dat willen, kunt u direct een notitie verzenden naar uw collega met het verzoek om het dossier te beoordelen. DigiRecord is dus een hele handige tool voor werkstromen en documentaties en is zeker een aanrader voor een ieder die met documenten te maken heeft."  

Wilt u meer weten over DigiRecord, neem dan contact op met ons. Dit kan door op de onderstaande knop te drukken en een e-mail achter te laten of door ons te bellen op: +31 (0) 10 451 76 76  

 

 3a325ab1 4f4b 4952 bedb 882ff4b8b12f

Reacties   

0 # Birgit van Knoppen 16-02-2018 16:49
Het is heel belangrijk dat tegenwoordig alle documenten makkelijk te vinden zijn. Goed systeem.
Antwoorden | Melden aan beheerder

Plaats reactie

Beveiligingscode
Vernieuwen

Nieuwsbrief PM