PM Blog

Volledig digitaal, mag dat?

op .

Delen:

paperworkRegelmatig ontvang ik van intermediairs de vraag of zij ook in papieren vorm (fysiek dus) de administratiestukken nog steeds moeten bewaren?

Sterker nog. Ik ken kantoren die digitaal ontvangen administratiestukken namens hun relaties printen en netjes op volgorde in ordners opbergen. Voor de Belastingdienst en als zekerheid. En dat, die omgekeerde volgorde, mag nou juist niet.

Ik antwoord altijd: .....Jazeker!, dat mag sinds februari 2009. Ik verwijs dan naar het interview met Jan-Kees de Jager, zie hier.

En toch wil men meer zekerheid. Als ik dan op zoek ga, dan vind ik allerlei bevestigingen. Maar eigenlijk niet een keiharde uitspraak van de fiscus. Ook geen voorbeelden van wat wel en niet mag.

Op de site van de Belastingdienst lees ik ook duidelijk dat tegen bepaalde voorwaarden alle fysieke stukken digitaal mogen worden gemaakt en bewaard. De voorwaarde is dan dat het gehele stuk wordt ingescand. Echter, er staat niet duidelijk dat het origineel mag worden weggegooid. Geadviseerd wordt contact op te nemen met de inspecteur.

Wij doen alle administraties al jaren volledig digitaal. Wij ontvangen geen bankafschriften, maar downloaden de mutaties. Wij ontvangen alleen digitale facturen (steeds vaker in UBL 2.0) en die slaan we op in een digitale brievenbus. Fysieke bonnetjes scannen wij met de telefoon en plaatsen ook die in de brievenbus, alsmede de kasstukken. Geen fysieke dossiers dus en alles netjes digitaal per relatie opgeborgen. Ideaal.

Ik zou een keiharde uitspraak van de fiscus willen dat alle administratiestukken digitaal mogen zijn en dat fysieke stukken na het digitaliseren mogen worden vernietigd.

Reacties   

0 # Thijs Sauer 28-08-2014 13:21
Beste Kees,
Je artikel komt recht uit mijn hart. In België mag de belastingplichtige zelf bepalen of hij digtaal bewaard of op papier.
Hier is de richtlijn van de belastingdienst onduidelijk: Het mag mits de authenticiteit wordt gewaarborgd, maar hoe geeft men niet aan. Gesprekken met de belastingdienst geeft aan dat men stelt dat de persoon van de ondernemer mede bepalend is of er een schriftelike toestemming gegeven wordt of niet. De verschillende inspecteurs zullen er ongetwijfeld anders mee omgaan.
De belastingplichtige merkt het effect pas als de inspecteur bij de controle zegt: "Dit is niet acceptabel". Dan ben je in de aap gelogeerd!
Aansluiting zoeken met Horizontaal toezicht een tussenoplossing?
Antwoorden | Melden aan beheerder
0 # Rick van Mourik RBc 28-08-2014 14:18
Naar mijn mening speelt het probleem pas als er een boekencontrole worst gehouden door de , c.q. namens de inspecteur. Het lijkt mij dat de ambtenaar die belast is met de boekencontrole graag de bescheiden wil inzien om zo te kunnen bepalen wat er speelt en/of deze juist zijn verwerkt.
Hoe gaat deze ambtenaar te werk ?:
- moet je als ondernemer of adviseur alsnog de bescheiden printen voor aanvang van de boekencontrole ?
- is het wenselijk om de ambtenaar een inlogmogelijkheid te geven om in te kunnen loggen in de cloud/software om de boekingen te kunnen controleren met daarbij de "doorklik" mogelijkheid naar het digitale brondocument ?.

Zolang er geen boekencontrole wordt uitgevoerd heeft de Belastingdienst weinig belang de wijze van archivering.

Aansluiting HT ?: Ik neem aan dat als je eenmaal daarvan deelnemer bent, dat je ook eens in de zoveel tijd wordt beoordeeld of je nog steeds voldoet aan de dan geldende eisen om deel te (kunnen blijven) deelnemen. Eén van de eisen zal blijven het uitvoeren op controles op grootboekniveau. En om dat weer te kunnen controleren zullen de brondocumenten ook geraadpleegd (kunnen) worden.
Antwoorden | Melden aan beheerder
0 # J.G. Post 28-08-2014 19:08
@Rick van Mourik RBc

- Ligt er aan welke ambtenaar (&leeftijd) je toegewezen krijgt voor een boekencontrole, ik heb meegemaakt bij een cliënt dat alles uitgeprint moest worden [praktijk is dat niet alles doorgekeken wordt er bleven/blijven stapels papier onaangeroerd liggen..., maar je wordt wel even vriendelijk doch dringend verzocht het uit te printen, dan hebben we het er nog niets eens over of ze een uitgeprint document als "origineel" aanmerken, ook dat is schijnbaar zeer discutabel bij de belastingdienst]

Een jongere ambtenaar zal er wellicht minder moeite mee hebben.

Helaas is er nooit concrete reactie op vragen onzerzijds hieromtrent gekomen. Dus de slotopmerking van Kees m.b.t. een concrete uitspraak zou heel veel duidelijkheid (kunnen) geven.

- Het lijkt me niet wenselijk dat een ambtenaar een inlogmogelijkheid heeft op het netwerk. Uit praktijkervaring weet ik dat ze dan doorklikken naar andere administraties en allerlei andere vragen stellen die buiten de controle omgaan en dus ook genegeerd mogen worden.

Het is verder afhankelijk van de netwerkstructuur en inrichting van de software die je gebruikt. Zelf doe ik alles in pdf. Mapje kopiëren op een stick of usb-schijf hoeft dan ook geen probleem te zijn.

De mogelijkheid van boekingen controleren versus pdf lijkt me dan voldoende inzichtelijk, mits de tenaamstelling van het pdf-bestand duidelijk is. Bijvoorbeeld op nummer van het boekstuk (bijv. inkoopfactuur).

Een goede backupvoorziening blijft ten allen tijde belangrijk: of het nu digitaal of fysiek is.
Voordeel van digitaal is wel dat je zaken snel kunt vinden (mits goed ingericht) en je niet zoveel fysieke ruimte kwijt bent.

In de Tweede Kamer zijn nu wel steeds meer stemmen die voor digitalisering zijn. Daar tegenover stelt de minister voor de bewaartermijn langer dan zeven jaar te maken. Er wordt zelfs gesproken over twaalf(!) jaren. Hoe dan ook zal er altijd genoeg discussievoer blijven bestaan...
Antwoorden | Melden aan beheerder
0 # Rick van Mourik 29-08-2014 08:29
Beste Kees,
Misschien handig om jouw blog met reacties te versturen naar het RB en NOAB voor behandeling in het Beconoverleg.
Antwoorden | Melden aan beheerder

Plaats reactie

Beveiligingscode
Vernieuwen

Nieuwsbrief PM