De nieuwe release van PM-Record, de 07.02-versie, is door de gebruikers bijzonder goed ontvangen. In samenspraak met de PM-Gebruikersgroep zijn nu ook de onderdelen File, Postregistratie, Digitaal Dossier en DocMaker, verder ontwikkeld. Deze nieuwe versie is een volledige geïntegreerde applicatie, waardoor het voor u de meest gemakkelijke oplossing is om grip te hebben en te houden op uw secretariaat en de uitstraling van uw organisatie.
Het structureren van de werkzaamheden en het op orde hebben van de talrijke klantdossiers is van levensbelang voor elk accountant- en administratiekantoor. De wetgever en ook de beroepsorganisatie stellen steeds meer eisen op het gebied van kwaliteitsborging. Als softwareontwikkelaar en leverancier proberen wij voortdurend in te spelen op de ontwikkelingen. Zo hebben wij de afgelopen tijd een nieuwe, sterk verbeterde, versie van PM-Record uitgebracht. Uw dossiers, workflow en CRM heeft u met onze oplossingen in een recordtempo op orde, zodat uw organisatie kan accelereren in kwaliteit.
De digitalisering binnen de accountancybranche neemt stilaan een vlucht. Automatisering is in een accountantskantoor geen ondersteunende factor meer, maar juist het fundament van het primaire proces.
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) is deze maand gestart met het afleggen van de eerste controlebezoeken bij accountantsorganisaties die een vergunning hebben aangevraagd in het kader van de Wta. Tijdens deze inspecties zijn inmiddels ook drie accountantsorganisaties onder de loep genomen die volledig gebruik maken van PM-Software. Polaris Accountants is zelfs gecomplimenteerd voor de wijze waarop zij hun processen georganiseerd hebben en daardoor hun wettelijke controleopdrachten in de grip hebben. Polaris Accountants maakt gebruik van een integratie tussen PM-Report, PM-Record en AOIC.NL. Daarnaast heeft het accountantskantoor optimale communicatie met haar cliënten georganiseerd door gebruik te maken van DigiRecord.
In de laatste versie van PM-Record is de bibliotheek met klantgegevens ten behoeve van de jaarrekening in PM-Report sterk uitgebreid. Zoals u weet vormen de cijfers uit de saldibalans slechts circa 50% van de gegevens die zijn opgenomen in de jaarrekening. De overige informatie bestaat uit teksten en nadere specificaties. Ook die moeten ergens per klant worden opgeslagen, zodat zij steeds volledig en up-to-date zijn. Te denken valt aan de adresgegevens, gegevens van bestuurders cq vennoten of maten, de activiteit van de organisatie, de grondslagen, de niet in de balans opgenomen verplichtingen en schulden, de statutaire bepalingen inzake de winstverdeling, de gegevens van langlopende schulden (schuldeiser, percentage, looptijd, gestelde zekerheden), de benamingen van omzet- en kostprijsgroepen, de verdeling van het aandelenkapitaal en de gegevens van dochterondernemingen.
Steeds meer kantoren besluiten de dossiers via internet te delen met hun relaties met behulp van DigiRecord.nl. Dat geldt zowel voor de dossiers waarin permanente stukken worden opgeslagen als de dossiers waarin de klanten hun inkomende en uitgaande facturen, alsmede de bankinformatie opslaan. Zo kunnen ondernemers zorgdragen dat maandelijks de administratiestukken onder de juiste mappen worden opgeslagen en wordt de accountant direct geïnformeerd dat er stukken zijn geplaatst. In feite wordt zo de bekende schoenendoos dus digitaal aangeleverd. Stukken kunnen niet meer verloren gaan en zowel de ondernemer als de accountant kunnen altijd de administratie raadplegen.
Een belangrijk onderdeel van het werk- of controleprogramma omvat de cijferanalyses, het vaststellen van de eindbalans, verlies- en winstrekening, het vastleggen van de diverse specificaties en documenten met betrekking tot de gecontroleerde onderwerpen. Daarvoor is PM-Record Balance Base ontwikkeld. Hierin kunnen van alle klanten van alle perioden van alle jaren de saldibalansen worden opgeslagen. Binnen PM-Record Balance Base worden de rapportagecodes gekoppeld, waardoor de rekeningschema’s van alle relaties in een logisch systeem voor de werknemers van het kantoor worden gerangschikt. Door een volledige integratie is PM-Record Balance Base de spil in uw werkproces.
De invoering van de Wta, het verder aanscherpen van de richtlijnen van de beroepsorganisaties en het politieke glazen huis is de accountancybranche niet in de koude kleren gaan zitten. De kwaliteitsborging van alle processen binnen accountantskantoren kunnen bijna niet anders dan softwarematig worden opgelost. De vraag is, welk softwarebedrijf biedt nu de beste oplossingen? Elk zichzelf respecterend softwarehuis roept voorop te gaan in het aanbieden van de enige juiste applicatie. Het liefst wordt er ook een keurmerk aan opgehangen van een beroepsorganisatie. Een nieuwe ontwikkeling is samenwerking tussen vakorganisaties, zoals NOVAK en SRA en softwarebedrijven. De combinatie wordt gemaakt tussen vaktechniek en automatisering. Dat is een goede weg. Ook wij werken nauw samen met de vakorganisaties en wij weten heel goed in zo’n samenwerking inhoud te geven aan onze software. De integratie van PM-Report en PM-Record draagt bij tot een uitstekende oplossing voor zowel de controle- als ook de samenstelpraktijk.
Gedurende het laatste kwartaal van 2007 heeft een aantal kantoren de nieuwste versie van PM-Activa getest. Na goedkeuring is de laatste versie verspreid en in gebruik genomen, zodat bij het opstellen van de jaarrekeningen over het boekjaar 2007 zowel de fiscale waarden als bedrijfseconomische eenvoudig kunnen worden berekend en opgenomen in de jaarrekening of aangifte.
Het bedrijfsleven wordt per direct van een enorme papierwinkel verlost. De administratieve lastenverlichting levert ondernemers een besparing op van jaarlijks € 600 miljoen. De Belastingdienst verklaart papier niet langer heilig. Ondernemers mogen ook rekeningen aan elkaar gewoon als email versturen, zonder allerlei regeltjes en voorschriften. De fiscus accepteert bij belastingaangiften voortaan nota's, die als een simpel bericht via het internet zijn verstuurd. Tot nu toe moesten bedrijven kunnen aantonen dat de bonnen aan allerlei echtheidskenmerken voldoen. Voor burgers gold deze plicht al niet.
De termen werk- of controleprogramma en checklisten worden door elkaar gebruikt. Wij leggen uit waartoe dergelijke overzichten dienen en vervolgens bespreken wij wanneer welke termen worden gebruikt en hoe ze worden toegepast.