fbpx

Nieuws

Vergelijk standaard tools voor klantcommunicatie met PM Online

op .

Delen:

header office pm onlne

Ieder kantoor doet aan klantcommunicatie. Denk dan aan het beantwoorden van vragen, het aannemen van werk, het communiceren erover, het versturen van aangiftes, jaarrekeningen, het vragen om goedkeuringen, etc. Sommige kantoren gebruiken hiervoor speciale software, andere kantoren gebruiken de mogelijkheden van Microsoft of Google. 

 Voor deze laatste groep hebben we een vergelijk gemaakt tussen die genoemde mogelijkheden en PM Online (CRM + DigiRecord).

Onverwachte verbeterkansen rondom klantcommunicatie

Als je het hebt over klantcommunicatie dan zien we in de praktijk dat er vaak winst behaald kan worden op misschien onverwachte, maar belangrijke vlakken. Zo kan er flink wat tijd worden bespaard per klant, kan al het onderhanden en toekomstig werk makkelijker overdraagbaar worden gemaakt en kan het allemaal veiliger.

Welke functionaliteit vergelijken?

Voor wat betreft klantcommunicatie kijken we naar belangrijke, veelal dagelijks voorkomende zaken zodat we een vergelijk kunnen maken. (zie tabel).

tabel vergelijk pm online

Vastleggen klantcommunicatie + afspraken

Verkenner/ OneDrive / Google

De inhoudelijke communicatie wordt vaak versnipperd opgeslagen. Er zijn e-mails met informatie, (verstuurd en ontvangen) en worden aantekeningen gemaakt in documenten in verkenner, OneDrive, Google Drive etc. worden opgeslagen. De globale afspraken zoals een vaste prijsafspraak, worden vaak op dezelfde manier opgeslagen. De informatie wordt vaak voor een groot deel per medewerker opgeslagen. Op deze manier is een overzicht krijgen zeer bewerkelijk en foutgevoelig. En dit gebeurd vaak meerdere keren per jaar.

PM Online

In PM Online wordt alle klantcommunicatie centraal opgeslagen. Dit betreffen alle e-mails, telefoontjes, afspraken maar ook documenten. Het is niet georganiseerd per medewerker, maar per klant. Een kantoor hoeft dus nooit te zoeken naar al deze zaken. Er is één werkwijze die door de software wordt ondersteund c.q. afgedwongen. En een groot voordeel: De klant kan er zelf bij, dus het opvragen van informatie of documenten is er ook niet meer bij.

Communicatiegeschiedenis

E-mail, telefoonsysteem

Een overzicht hebben van wanneer er wat gecommuniceerd is, kan nodig zijn bij discussies met de klant, of omdat je wilt weten of je tijdig hebt gehandeld of om te controleren of je aan de zorgplicht hebt voldaan. Als je outlook gebruikt, moet je dus een overzicht maken van de communicatie via e-mail en via de telefoon. Dit laatste wordt vaak niet, of niet goed bijgehouden of geregistreerd.

PM Online

Doordat alles op één plek wordt vastgelegd, ontstaat er overzicht van álle communicatie. Je hebt dus meteen overzicht.

communicatie ovz pm online

AVG & beveiliging

Documenten via mail

Het onbeveiligd versturen van documenten mag volgens de AVG niet meer. Maar zelfs wanneer u documenten versleuteld verstuurd, zijn er behoorlijke veiligheidsrisco’s. Documenten kunnen namelijk onderschept worden in hun vaak lange reis, ofwel routering. E-mails gaan over meerdere servers en worden dan steeds opnieuw opgeslagen. En onderscheppen betekent ook: kunnen wijzigen. En beide betekent een schending van de privacy van uw klant. Ook kan een klant door u verstuurde documenten doorsturen. Er is hoe dan ook geen zicht op het aantal kopieën van een document.

Via DigiRecord of CMS

In PM Online worden er geen bestanden gemaild. Er wordt hooguit een link verzonden waarna alleen met een beveiligde verbinding kan worden ingelogd. Alleen die persoon kan dat document zien. De klant kan te allen tijde inloggen.

Alle wijzigingen worden vervolgens opgeslagen, dus er gaat nooit informatie verloren.  

e mail link

Opslaan van documenten

Verkenner / Google Drive /One Drive

Documenten worden nog dikwijls op een drive opgeslagen. Bij Google documenten worden er meestal links verstuurd, in plaats van documenten zelf dus dat is al een hele stap qua veiligheid. Het is echter niet goed te automatiseren en beveiligen zonder maatwerk – en daardoor dure – ingrepen. Zo is er geen goede oplossing voor het ontstaan van verschillende versies, het digitaal ondertekenen van documenten en het automatisch herinneren. Vaak komen documenten nog steeds op verschillende plekken of mappen, waardoor het zoeken is geblazen.

CRM / DigiRecord

In DigiRecord worden alle klantdocumenten volgens één systeem opgeslagen volgens een standaard indeling en werkwijze. De documenten (bijv. jaarrekeningen, contracten, loonstroken) zijn altijd gekoppeld aan een klant, dus nooit alleen maar te vinden via het exclusieve systeem van een medewerker. Overige documenten worden in het CMS gekoppeld aan de klantenkaart. Ook de documenten van DigiRecord zijn op deze manier te benaderen. Zo is er een standaard werkwijze, en zijn alle documenten altijd supersnel te vinden.

Online samenwerken

Verkenner / Google Drive /One Drive

Wanneer je nog met een lokale drive werkt, is online samenwerken onmogelijk of zeer lastig. Met OneDrive, Sharepoint of Google docs is dat een stuk makkelijker. Het gevaar is wel dat er gemakkelijk verschillende versies ontstaan. En dat is foutgevoelig en bewerkelijk.

DigiRecord / CRM

Zowel DigiRecord als CRM bieden de mogelijkheid om online samen te werken. Door een vernuftig versiebeheer gaat er geen wijziging verloren en is er toch altijd maar één actueel document. Gewijzigde documenten staan direct bovenaan in het dashboard. Het is ook mogelijk om een notificatie te versturen met een link naar het portaal.

Herinneren en goedkeuren

E-mail / telefoon

Als je input of een goedkeuring nodig hebt, van één of meerdere mensen, dan moet je daar in de regel achteraan zitten. Welke klant heeft nu al netjes zijn huiswerk gedaan? En welke niet? Voor het overzicht kun je een Excel-lijst maken. Het bijhouden ervan kost natuurlijk wel veel tijd. Voor het overzicht is één lijst handig terwijl voor het krijgen van een overzicht van de communicatie per klant, je de controlelijstjes per klant zou moeten opslaan. Maar dikwijls komen deze taken vaak in Outlook of in de hoofden van de medewerkers terecht. En dan moet het echte herinneren via telefoon of e-mail nog plaatsvinden.

DigiRecord / CRM

In DigiRecord kunnen Workflows worden aangemaakt. Dit betekent dat u documenten kunt versturen naar één of meerdere personen die ‘iets’ moeten doen. Dat kan een document inzien zijn, aanvullen of goedkeuren. Het herinneren en nogmaals herinneren kan hier automatisch aan worden gekoppeld. De status is inzichtelijk voor alle klanten, en uiteraard voor afzonderlijke klanten.

Meer weten

Wilt meer weten over PM Online, of wilt u een demonstratie op maat? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag.

Nieuwsbrief PM

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer