fbpx

Nieuws

Veiliger en efficiënter documenten delen met klanten

op .

Delen:

digitaal dossier

Stuurt u documenten per e-mail naar uw klanten? Hieraan kleven een paar grote nadelen. Bestanden kunnen om te beginnen via e-mail onderschept worden. Daarnaast kunnen documenten en wachtwoorden worden doorgestuurd zodat niet te achterhalen is wie er allemaal bij kan.

Ook ontstaan verschillende versies en kopieën. Dit geeft onduidelijkheid en kost extra tijd. Nog los van het feit dat een kantoor veel tijd kwijt is aan het herinneren, controleren en manen van klanten.

Standaard oplossing?

Oplossingen zoals One Drive of Sharepoint bieden de mogelijkheid om online bestanden te delen, maar dat geldt dan niet voor alle soorten documenten en het is géén eenduidige manier.

Het digitale dossier

Er zijn oplossingen verkrijgbaar die alle genoemde nadelen verhelpen. Een ‘digitaal dossier’ is bij uitstek zo’n oplossing. Een locatie waar bestanden veilig opgeslagen, gecontroleerd en gedeeld kunnen worden.

Veilige bestanddeling

Het delen van bestanden in een professioneel digitaal dossier is veilig omdat de gebruiker naar het bestand wordt gebracht terwijl het bestand niet of onderschept kan worden.

Controle op versiebeheer

In een slim digitaal dossier zorgt versiebeheer ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot het laatste bestand. Wijzigingen zijn hierdoor inzichtelijk en inclusief een logboek van wie de wijziging heeft gedaan.

Toegangsbeheer

Wanneer het digitaal dossier toegangsbeheer bevat, is het mogelijk om tijdelijk toegang te verlenen aan derden om bestanden in te zien en beoordelen. De dossierbeheerder bepaalt wanneer de toegang wordt verleend of ontzegd.

Controle en goedkeuring

Een goed digitaal dossier waarmee je zaken kunt automatiseren, kun je inrichten met een werkstroom zodat je geautomatiseerd herhalende handelingen zoals controle en bestandsaanvragen kunt uitvoeren. Deze werkwijze is tijdbesparend en geeft een overzicht van openstaande werkstromen. Een werkstroom bestaat uit opvolgende taken die door verschillende verantwoordelijken uitgevoerd moeten worden. De werkstromen worden opgeslagen in het digitaal dossier met een logboek. Het goedkeuren van bijvoorbeeld een jaarrekening, verloopt daarmee automatisch en foutloos.

DIGIRECORD

Pro management software heeft zo'n digitaal dossier. Het heet 'DigiRecord' en is onderdeel van PM Online. Wilt u hier meer over weten? Bezoek dan www.digirecord.nl.

 

Nieuwsbrief PM

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer